Cómo mejorar la colaboración en un equipo de trabajo de manera sencilla

Para que los equipos operen con eficacia, es importante desarrollar el entorno adecuado para funcionar, así como proporcionar las herramientas y los recursos adecuados. Para ayudar a aclarar y definir qué tipo de entorno debería ser, hemos recopilado algunos de los puntos más importantes que se deben tener en cuenta al tratar de fomentar la colaboración en equipo, incluidos consejos sobre liderazgo, cultura y compromiso.

Por lo tanto, la próxima vez que necesite reunir a las personas y lograr que proporcionen resultados , esto es lo que debe tener en cuenta.

1. Utilizar la tecnología

En un lugar de trabajo que evoluciona rápidamente, las capacidades tecnológicas desafían cada vez más las normas de oficina tradicionales; Una de esas situaciones es cómo los miembros del equipo pueden mantenerse al tanto de dónde se encuentran actualmente en la línea de tiempo del proyecto.

Anteriormente, esto podría haber requerido una reunión de equipo , pero a medida que los equipos de proyecto se dispersan físicamente , esto ya no es tan práctico; por ejemplo, no es realista esperar que Daniela , la diseñadora gráfica, que vive en la ciudad de Tacna  vuele a la oficina de Lima   todos los viernes por la mañana durante los próximos dos meses solo para demostrar sus últimos diseños.

Por lo tanto, es importante invertir en herramientas de colaboración efectivas. Mediante el uso adecuado de un espacio de trabajo en línea, como una plataforma o aplicación en la nube adecuada, Jane puede cargar un documento en tiempo real a un sitio o ubicación central y obtener comentarios rápidamente, lo que permite una forma de trabajo más fluida y eficiente. También niega las horas desperdiciadas en una sala de reunión congestionada que podría gastarse mejor frente a la pantalla de una computadora.

Por supuesto, esto no es una solución para todo; a veces es preferible intercambiar ideas en persona, y también es pertinente considerar los problemas de seguridad, como los permisos de archivos y las transferencias de datos. Pero en el gran esquema de las cosas, el uso correcto de las herramientas tecnológicas puede tener un impacto monumental en la colaboración, creando formas simples y efectivas para que todos estén continuamente sincronizados.

2. Asegurar que la comunicación sea universal

La comunicación es un componente fundamental del trabajo en equipo, y sin ella, cualquier proyecto está condenado al fracaso. Sin embargo, esto no solo significa enviar muchos correos electrónicos o insistir en llamadas de conferencia diarias; la comunicación es tanto sobre quién dice qué y con qué frecuencia se dice.

Por ejemplo, si una voz se escucha constantemente por encima de otras, o si algunos miembros no están haciendo todo lo posible en términos de ideas y contribuciones, es poco probable que su equipo esté maximizando todo su potencial. Por eso es importante que cada miembro del equipo sea parte de la conversación y que, independientemente de su rol o su "rango" dentro de la jerarquía, se les escuche. Después de todo, uno de los mayores beneficios del trabajo colaborativo es que hay una variedad de experiencia y puntos de vista disponibles de inmediato, ¿por qué desperdiciarlos?

Alentar constantemente a las personas a que expresen su opinión y fomenten un entorno en el que se sientan cómodos para hacerlo; de lo contrario, no es una colaboración, sino simplemente un pequeño porcentaje del grupo que le dice a los demás qué hacer.

3. Crear responsabilidad

Con eso en mente, sigue siendo importante que todos en el equipo sepan dónde están parados; en cualquier entorno, la colaboración solo es efectiva cuando cada miembro conoce su rol. Asignar ciertas tareas a ciertos individuos significa que el trabajo no se repite, el tiempo no se desperdicia y hay una responsabilidad para cada parte del proyecto, y esto debe ser una prioridad para los gerentes de proyecto .

De modo  similar, también es necesario establecer metas ; para lograr el progreso, el progreso tiene que ser medible, después de todo. Esto también ayuda a la colaboración, porque una vez que todos saben en qué dirección deben estar tirando, no hay falta de claridad o dilación; Hay un claro propósito de lo que hay que hacer.

Recuerde: aunque puede parecer contraproducente para la innovación, mantener una estrecha vigilancia sobre lo que está haciendo su equipo y asignar tareas en consecuencia puede tener el efecto contrario. Cuando las personas saben cuál es el objetivo final, es más fácil trabajar juntos para lograrlo.

 

4. Involucre a sus colaboradores 

La colaboración funciona mejor cuando a los miembros del equipo les apasiona el proyecto y desean comprometer su energía creativa. Después de todo, es poco probable que los empleados no comprometidos que no tengan ningún tipo de entusiasmo o motivación contribuyan mucho.

Es por esto que el compromiso de los empleados es tan importante. Aunque generalmente se percibe como parte de una estrategia más amplia de gestión y recursos humanos, su efecto en el contexto de un equipo de proyecto es más inmediato; en muchos casos, puede hacer o deshacer el éxito del proyecto.

Por supuesto, si está trabajando con un cliente interesante, entonces la armonía es más fácil de lograr. Pero si es una venta difícil en términos del alcance, la línea de tiempo o cualquier otro factor perjudicial, entonces es posible que tenga que ser creativo. Aquí es donde más se necesitan tus habilidades de liderazgo ; mantener a las personas motivadas es a menudo lo que separa a un buen gerente de proyecto de uno mediocre.

5. Asegúrate de que el equipo sea bien dirigido

El intercambio de información, ideas y opiniones es, de hecho, el signo de una colaboración saludable en equipo. Pero en términos de un proyecto que ha establecido metas y objetivos, también debe haber una figura al mando que tome las decisiones cuando las opiniones chocan o las ideas compiten; de lo contrario, la gente simplemente pisará los dedos de los demás.

Esta puede ser una tarea difícil, ya que no solo tiene que elegir el mejor curso de acción, sino también equilibrar el elemento humano. Si el Miembro X respalda su propia idea, pero usted decide seguir la sugerencia del Miembro Y, ¿cómo afectará eso a las relaciones en el futuro? Si bien esto no debería ser un problema en un equipo profesional, las personas siempre responderán de manera diferente a ciertos escenarios, después de todo.

Sin embargo, lo importante a recordar es que la colaboración no tiene sentido si no avanza algo. Debatir la mejor manera de proceder, por ejemplo, puede convertirse en un atolladero si no hay alguien allí para trazar una línea. Mientras explique a las personas por qué su idea no es factible, y usted permanece abierto y alentador, entonces no debería causar un problema, y ​​tampoco debería reprimir el espíritu de colaboración.

6. ser diverso

Hacer que seis personas en una habitación piensen exactamente de la misma manera y pedirles que encuentren una solución a un problema puede dar una respuesta rápida y eficiente, pero eso no significa necesariamente que sea la mejor. Esta es la razón por la que, al seleccionar un equipo, debe intentar aprovechar tantas áreas diferentes de experiencia y conocimientos como sea posible.

Cuantas más perspectivas pueda obtener, más innovadoras y perspicaces serán las soluciones. Simplemente crear una cámara de eco para las mismas ideas y la misma forma de pensar es la antítesis de la creatividad. Entonces, aproveche las personas que tienen diferentes mentalidades, orígenes y experiencias, y bríndeles una plataforma donde todos puedan aplicar sus pensamientos de manera igual y efectiva.

 La colaboración en equipo es de vital importancia. Fomenta la innovación, aumenta la eficiencia y promueve la responsabilidad, que son todos los impulsores clave de una organización exitosa. Crear el entorno en el que puede prosperar, sin embargo, requiere planificación, conciencia y un liderazgo sólido.